Jazyky

Profesionálům

Manuál k importu předmětů do eSbírek

MANUÁL K IMPORTU PŘEDMĚTŮ DO PROSTŘEDÍ WEBOVÉHO PORTÁLU eSBIRKY.cz

Aby bylo možno nahrát sbírku předmětů do administračního systému eSbírky, je potřebné dodržet několik pravidel při importu dat. První okruh těchto pravidel se týká tabulky s popisnými daty, druhý pak samotných fotografií předmětů.

Tabulka k importu popisných dat sbírkových předmětů:

Veškerá popisná data (metadata) ke sbírkovým předmětům je nutné nejprve zadat do předem připravené excelové tabulky (tabulku s popisky najdete v sekci „Ke stažení“). Administrace eSbírek akceptuje CSV formát oddělený středníkem. Tabulku je proto nutné vždy finálně uložit do tohoto formátu. Data by neměla obsahovat uvozovky a středníky. Zároveň nedoporučujeme pohybovat se v tabulce prostřednictvím klávesy enter, ale pouze prostřednictvím myši či šipek na klávesnici.

Do tabulky se vertikálně zadávají jednotlivé předměty, horizontálně pak jejich popisy. Některé položky mohou v závislosti na konkrétním předmětu zůstat nevyplněny, některé jsou však povinné a musí být vyplněny vždy (ty jsou v následujícím popisu podtrženy). U některých položek je také potřeba dodržovat určité náležitosti:

Podsbírka (slovník) – toto pole není povinné. Může úvádět název podsbírky, do které je daný předmět zařazen v rámci dané instituce.

Fond (slovník) - toto pole není povinné. Může úvádět název fondu, do kterého je daný předmět zařazen v rámci dané instituce.

Skupina (slovník) - toto pole není povinné. Může úvádět název skupiny, do které je daný předmět zařazen v rámci dané instituce.

Podskupina (slovník) - toto pole není povinné. Může úvádět název podskupiny, do které je daný předmět zařazen v rámci dané instituce.

Typ sbírky (slovník) – toto pole je povinné a uvádí zařazení předmětu dle typu sbírky. Pole je kontrolované na existující hodnoty ve společném slovníku – je nutné vybrat jeden údaj z tohoto slovníku.

Inventární číslo (text) – toto pole je povinné. Jednotlivá inventární čísla předmětů v tabulce se musí lišit, žádná se nesmí shodovat. Doporučujeme neužívat mezi jednotlivými čísly mezery.

Přírůstkové číslo (text) – toto pole není povinné. Jednotlivá přírůstková čísla předmětů v tabulce se musí lišit, žádná se nesmí shodovat. Doporučujeme neužívat mezi jednotlivými čísly mezery.

Název předmětu (text) – toto pole je povinné a uvádí název předmětu - např. „Zlatý prsten“.

Popis předmětu (text) – toto pole je povinné a uvádí bližší či doplňující informace o předmětu.

Alternativní název (text) – toto pole není povinné. Může pouze doplňovat pole Název předmětu (text).

Autor předmětu (text) – toto pole není povinné. Může uvádět jméno zhotovitele daného předmětu, nebo zde můžeme napsat "Autor neznámý".

Datace (časová osa) – toto pole je povinné a uvádí časové zařazení vzniku předmětu. Pole je kontrolované na existující hodnoty ve společném slovníku – je nutné vybrat jeden údaj z tohoto slovníku.

Datace (text) – toto pole není povinné. Může rozšiřovat, nebo blíže specifikovat pojem, který je uveden v poli Datace (časová osa). Do tohoto pole píšeme buď přesný rok - např. „1949“, nebo desetiletí, století, či tisíciletí, ve kterém daný předmět vznikl. Pokud se jedná o delší časový úsek, použijeme mezi daty krátkou pomlčku - např. „1930 - 1960“. V případě obecnější datace údaj slovně rozepisujeme - např. „Polovina 12. století“, „Před rokem 1200“, „Asi 1200“. Výjimkou je pouze formát, který uvádí letopočet, zde použijeme zkratku - např. „3. tisíciletí př. n. l.“, „12 000 př. n. l.“.

Datum vydání (časová osa) – toto pole není povinné. Může uvádět, kdy byl daný předmět vydán (např. u periodik či tisků). Píšeme zde datum ve formátu „01. 01. 1999“.

Období/Kultura (text) – toto pole není povinné. Může uvádět konkrétní období vzniku předmětu - např. „Secese“, „Lužická kultura“, …

Vydavatel (text) – toto pole není povinné. Může uvádět vydavatele daného předmětu (např. u knih či periodik).

Nakladatel (text) – toto pole není povinné. Může uvádět nakladatele daného předmětu (např. u knih či periodik).

Jazyk dokumentu (text) – toto pole není povinné. Může uvádět, v jakém jazyce je dokument zaznamenán.

Lokalita/Místo vzniku (slovník) – toto pole je povinné a určuje místo původu předmětu. Do tohoto pole píšeme buď stát, kraj, či konkrétní místo vzniku předmětu. Pole je kontrolované na existující hodnoty ve společném slovníku – je nutné vybrat jeden údaj z tohoto slovníku.

Lokalita/Místo vzniku (text) – toto pole není povinné. Může rozšiřovat, nebo blíže specifikovat pojem, který je uveden v poli Lokalita/Místo vzniku (slovník). Můžeme zde napsat také historické označení lokality vzniku daného předmětu - např. „Československo“.

Rozměry/velikost (text) – toto pole je povinné a uvádí rozměry předmětu v centimetrech, nebo také hmotnost předmětu. Údaje rozepisujeme – např. „výška: 12 cm, šířka: 15 cm, průměr: 13 cm“.

Materiál (slovník) – toto pole je povinné a uvádí, z čeho je daný předmět zhotoven – např. „papír“, „sklo“, „kov“. Pole je kontrolované na existující hodnoty ve společném slovníku – je nutné vybrat jeden údaj z tohoto slovníku.

Materiál (text) – toto pole není povinné. Může rozšiřovat, nebo blíže specifikovat pojem, který je uveden v poli Materiál (slovník) - např. „dřevo lipové“. Pokud se daný předmět skládá z více materiálů, můžeme zde jednotlivé pojmy vypsat.

Technika (slovník) – toto pole není povinné. Může uvádět metodu, jakou byl daný předmět zhotoven – např. „Malba“, „Šití“, „Kovolitectví“ … Pole je kontrolované na existující hodnoty ve společném slovníku – je nutné vybrat údaj z tohoto slovníku.

Technika (text) – toto pole není povinné. Může rozšiřovat, nebo blíže specifikovat pojem, který je uveden v poli Technika (slovník).

Typ média (příklad: makrofotografie, skleněný negativ, zvuk, video atd.) (text) – toto pole není povinné. Může uvádět, o jaký typ záznamu předmětu se jedná – např. „Fotografie“, „Skleněný negativ“, „Audio“, „Video“ atd.

Původ (text) – toto pole není povinné. Může uvádět, jakým způsobem se předmět dostal do sbírky - např. „Koupě“, „Dárce“.

Autor fotografie/média (text) – toto pole není povinné. Může uvádět jméno osoby, která pořídila digitální záznam daného předmětu.

Autorská práva (text) – toto pole není povinné. Může uvádět, jaká osoba či instituce vlastní autorská práva k danému předmětu.

Odkazy na publikace (text) – toto pole není povinné. Může uvádět publikace, ve kterých lze najít informace o daném předmětu.

Klíčová slova (text) – toto pole není povinné. Může uvádět pojmy, na základě kterých bude možné daný předmět vyhledat prostřednictvím fulltextu. Jednotlivé pojmy oddělujeme čárkou.

Poznámka (text) – toto pole není povinné. Nezveřejňuje se a slouží pro interní účely správce sbírky.

Soubory (např. Mucha.jpg) – pokud chceme nahrát na portál eSbírky fotografie, názvy souborů musí vždy obsahovat koncovku „.jpg“, nebo „.JPG“ a musí být totožné s názvy fotografií konkrétních předmětů (včetně velikosti písmen koncovek). Je proto lepší volit krátké názvy bez mezer nebo číslovky, aby se eliminovala možnost, že se tyto názvy budou lišit. Chceme-li nahrát například fotografii zlatého prstene, fotografie by měla nést název „Prsten.jpg“ a stejně tak by mělo být vyplněno i pole „Soubory“ v tabulce. V případě, že chceme nahrát k jednému předmětu více fotografií, řadí se všechny názvy souborů do prvního pole za sebou, názvy je nutné oddělit svislou čarou (Ctrl+Alt+w) bez mezer - např. „Prsten-01.jpg|Prsten-02.jpg“. V případě, že nahráváme zvuk či jiné multimédium, uvádíme koncovku dle typu digitalizátu – např. „.mp3“, „.flv“.

Licence (slovník) – Toto pole je povinné a je kontrolované na existující hodnoty ve slovníku CC licencí. Povolené jsou hodnoty: BY | BY-ND | BY-NC | BY-NC-SA | BY-NC-ND | CC0 | PDM.

Fotografie předmětů:

 Fotografie by měly být ve formátu JPEG (s koncovkou „.jpg“) spíše v menší velikosti. Ideální velikost jedné fotografie je okolo 500 kB.

Jak již bylo uvedeno výše, názvy fotografií jednotlivých předmětů se musí shodovat s názvy uvedenými v tabulce v poli „Soubory“. Všechny fotografie se poté uloží do „zazipovaného“ souboru, který se pak spolu s tabulkou s daty nahraje do eSbírek.

Takto připravený soubor fotografií i s tabulkou s popisnými daty zašlete na email: eleonora_stankova@nm.cz                       

První nahrávku provede tým spravující webový portál. Další administrace přiděleného prostoru je již na každé instituci.

Děkujeme a těšíme se na spolupráci!